إدارة الأرشيفات


تُعنَى بجمع السجلات الإدارية والوثائق، والمخطوطات التاريخية لدولة الإمارات العربية المتحدة ومجلس التعاون لدول الخليج العربية، التي يحصل عليها من مصادر عديدة كإدارات الدولة والأرشيفات العالمية، وتحقيقها وحفظها، وأرشفتها وإتاحتها للمستفيدين، إضافة إلى جمع الصور التاريخية والحديثة لدولة الإمارات العربية المتحدة وأرشفتها وفق المقاييس الدولية.
تتجلى مهام هذه الإدارة في الأقسام الخمسة التي تتبعها: قسم الأرشيفات الحكومية، قسم الأرشيفات التاريخية، قسم الحفظ والترميم، قسم الأرشفة الإلكترونية، قسم الأرشيف الرئاسي.

  • قسم الأرشيفات التاريخية
  • قسم الأرشيفات الحكومية
  • قسم الحفظ والترميم
  • قسم الأرشفة الإلكترونية
  • قسم الأرشيف الرئاسي

يُعنَى بجمع كافة الوثائق الأجنبية والعربية الخاصة بدولة الإمارات العربية المتحدة، ومنطقة الخليج العربي من الأرشيفات العالمية، إضافة إلى توثيق أحداث الدولة اليومية، ونشاطات دول الخليج وإيران من الصحف المحلية والخليجية، ويقوم بالمسح الضوئي للوثائق الورقية وفهرستها؛ لاسترجاعها بسهولة، وإتاحتها للباحثين والدارسين. ولهذا القسم ثلاث وحدات: الأرشيفات العربية، والأرشيفات الأجنبية ووحدة الوسائط المتعددة.

يعمل القسم لتنظيم أرشيف الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية، عبر نشر الثقافة الأرشيفية وتقديم عدد من الخدمات الفنية والتدريبية والاستشارية طبقاً للقانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008م، ولائحته التنفيذية، والتي تساعد المعنيين بإدارة الوثائق والأرشيف في الجهات الحكومية على أداء مهامهم بالطريقة المثلى، ووفق أرقى المواصفات والمعايير العالمية في مجال حفظ الأرشيف، كما يُعنى القسم بجمع الوثائق التاريخية من هذه الجهات الحكومية وتنظيم عمليات الإتلاف فيها. ويتبع القسم: وحدة تنظيم الأرشيف الحكومي، وحدة تطوير الأرشيف الحكومي، وحدة الأرشفة والتوثيق.
يجمع القسم الوثائق التاريخية لدولة الإمارات العربية المتحدة من المؤسسات الحكومية الاتحادية والمحلية، ثم يصنفها ويفهرسها، ويحققها وينشرها وفق المعايير والمقاييس العالمية، ويُتيحها للباحثين والدارسين، ويضع القواعد والإجراءات لجمع الوثائق، وآليات العمل المختلفة في إدارة الوثائق في المؤسسات الحكومية، ويساعد موظفي الأرشيف الوطني والمستفيدين على أداء مهامهم ذات الصلة بالوثائق بالطريقة المثلى. ويُعنَى هذا القسم بتنظيم الأرشيف الحكومي وتطويره، وبشؤون الأرشفة والتوثيق. 

يعمل لحماية الوثائق التاريخية الورقية التي يقتنيها الأرشيف الوطني بشتى أنواعها، ووقايتها وصيانتها، وترميم الوثائق القديمة، إضافة إلى مجلدات الصحف، والكتب النفيسة والنادرة، والصور، مستخدماً أفضل المقاييس العالمية والمواد الصديقة للبيئة، وذلك بالتنسيق مع الهيئات المختلفة.
ويقوم القسم بالمعاينة الدورية لمقتنيات الأرشيف الوطني لبيان حالتها، ويضع خطة وقائية تضمن سلاسة تلك الأوعية، وتخليصها من كل الإصابات التي ألمت بها.

ينفذ القسمُ مشاريع التصوير الضوئي، ويحوّل المواد الأرشيفية إلى الشكل الإلكتروني والميكروفيلم حسب خطط الأرشيف الوطني وسياساته المعتمدة، ويطوّر مجال حفظ الأرشيف الإلكتروني، ويختار أوعية تخزين المعلومات والوثائق الإلكترونية المناسبة في الأرشيف الوطني والمؤسسات الحكومية بالدولة، ويُسهِم في وضع خطط وقائية وتصحيحية لحفظ الأوعية الإلكترونية في المدى الطويل، ويُسهِم أيضاً في نشاطات التوعية، ويتابع التطورات في مجال الأرشيف الإلكتروني، ويُشارك في تقييم البرامج الإلكترونية المستخدمة في الجهات الحكومية.

يضم هذا القسم الصور الفوتوغرافية وأفلام الفيديو والوثائق التاريخية التي توثق مسيرة المغفور له –بإذن الله- الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان، وأنشطة صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة -حفظه الله- محليًّا وإقليميًّا وعربيًّا ودوليًّا، إضافة إلى الصور التاريخية، وكبار شخصيات المجتمع عامة.
ويحتوي القسم على خرائط لدولة الإمارات، إذ يفهرس الصور والخرائط بأشكالها الورقية والإلكترونية ويصنفها بطريقة عملية مطابقة لأفضل الممارسات العالمية والمقاييس الدولية المتعلقة بتنظيم الصور وتصنيفها، وحفظها وحمايتها، وتعزيز سبل الاستفادة منها. وللقسم وحدتان: الوثائق الرئاسية، والوسائط المتعددة.