الخدمات المساندة

تقدم هذه الإدارة الدعم للارشيف الوطني في الشؤون المالية والموارد البشرية، وتقنية نظم المعلومات والحاسب الآلي، إضافة إلى الخدمات الإدارية، وأرشيف الارشيف الوطني. وتشرف على جميع شؤون الموظفين الخاصة، وإعداد الموازنة الخاصة بالارشيف الوطني بالتنسيق مع الإدارات التابعة لها، ومتابعة تنفيذ الميزانية المعتمدة بصفة باستمرار، وإحكام الرقابة المالية على أنشطة الارشيف الوطني المتنوعة، ومتابعة جميع أعمال الخدمات العامة، وصيانة الإدارات. تُعِدّ الإدارة خطةَ حاجات الارشيف الوطني من القوة البشرية وغيرها بالتعاون والتنسيق مع باقي الإدارات، وإعداد التقارير الفنية، وتقارير تطوير العمل، والإحصائيات، وجداول البيانات الخاصة بالعمليات ورفعها إلى المدير العام، واقتراح ما تراه مناسباً لتطوير العمل. وتحتوي هذه الإدارة على خمسة أقسام:

1 قسم تقنية المعلومات:

يكمن دور هذا القسم في الدعم الفني، ومتابعة شؤون الشبكات والخدمات والتطبيقات، وإدارة العمليات التقنية، وتطوير الأنظمة الخاصة بالأرشيف الوطني؛ فهو يشرف على البنية التحتية لتقنية ونظم المعلومات للأرشيف الوطني. وقد خطا القسم في عقدٍ من الزمن خطواتٍ إستراتيجيةً في تطوير البنية التحتية ودعمها بعدة أجهزة خوادم رئيسة متطورة وحديثة يعمل كل منها -على حدة- لإتاحة خاصية التحكم في الأجهزة والأنظمة المعمول بها في الأرشيف الوطني والإشراف عليها وحمايتها. وقد حصل الأرشيف الوطني على شهادة الآيزو 27001 الخاص بأمن المعلومات.
يشرف القسم على دعم وتطوير: نظام الحضور والانصراف، ونظام الخدمة الذاتية، ونظام المكتبات، ونظام الأرشفة الإلكترونية، ونظام مركز الاتصال، ونظام الموارد البشرية، ونظام المالية والمشتريات، ونظام أمن المعلومات، ونظام دعم الشبكة الإلكترونية، ونظام الموقع الإلكتروني للأرشيف الوطني.

2 قسم الموارد البشرية والتطوير الوظيفي:

يتولى مهمة جذب الكفاءات المواطنة والمهارات العالية وتوظيفها وتدريبها، تلك الكفاءات المستعدّة للعمل والإنتاج؛ لتحقيق أهداف الأرشيف الوطني ورؤيته، ومتابعة شؤونهم منذ لحظة التوظيف حتى انتهاء خدمتهم في الأرشيف الوطني. ويهتم بإيصال سياسات الموارد البشرية إلى جميع الموظفين، ويسعى في زيادة الرضى الوظيفي، وتحقيق طموحات الموظفين بأعلى قدر ممكن بالمحافظة على السياسات العامة، ومتطلبات العمل السّويّ.
تأتي عملية تطوير العاملين وتدريبهم في الأرشيف الوطني ضمن أولويات القسم ومهامّه بتحفيز الموظفين، وتدريبهم للوصول إلى أعلى مستوى من جودة الإنتاج وكفاءته؛ تحقيقاً لمصلحة العمل والموظف معاً.

3 قسم المالية والمشتريات:

يُعِدُّ قسم المالية رواتب الموظفين، والميزانيات التقديرية المعتمدة ويتابعها، ويتابع أيضًا حسابات المصرف، ويدقّق الفواتير قبل صرفها، ويتحقّق سلامةَ الإجراءات المالية ومطابقتها، ويحفظ السجلات والدفاتر النظامية للواردات والمصروفات، ويقدّم التقارير الدورية للإدارات، ويُعِدّ الحسابات الختامية السنوية.
قسم المالية المشتريات هو وسيلة الاتصال الرئيسة التي يتم بها تأمين حاجات جميع الإدارات ولوازمها، وهو أيضاً حلقة الاتصال مع المورِّدين والمتعهدين، ويؤدّي دوراً رئيساً في إعلان المناقصات وإرسائها.

4 قسم الدعم اللوجستي:

يدير هذا القسم أصول الارشيف الوطني ويحافظ عليها لتقديم أفضل الخدمات للمستفيدين داخلَ الارشيف الوطني، ويحافظ أيضاً على إتاحة بيئة عمل آمنة وصحية واستمرارها، والتحقق الدائم من عمل أدوات الصحة والسلامة وجاهزيتها في خدمة مبنى الارشيف الوطني والموظفين.

5 قسم الأرشيف المركزي:

من مهامه الأساسية إنشاء الأرشيف المركزي الموحَّد وإدارته وتطويره، وهو حلقة التواصل بين كافة الإدارات بنظام إدارة السجلات الإلكتروني الموحَّد بمواصفات عالمية بترميز المراسلات الداخلية والخارجية الصادرة والواردة، واستقبالها وإرسالها وأرشفتها، وحفظ كافة المراسلات الداخلية والخارجية إلكترونيًّا في الأرشيف المؤقت يوميًّا، وأسبوعيًّا، وشهريًّا في الأرشيف الدائم؛ تسهيلاً لحفظها وحمايتها واسترجاعها حسب ما تقتضيه حاجة العمل.
ومن المهام الرئيسة للقسم: المحافظة على المعاملات والوثائق الرسمية من التلف والضياع، وفرز قائمة بجميع الملفات، وعرضها على لجنة الإتلاف، واتباع الطريقة المستخدمة في عملية الإتلاف حسب المواصفات المتبعة.