الأسئلة الشائعة في مجال الأرشيف

ما هو دور ومهام الأرشيفي؟

يقوم الأرشيفي بتخطيط وتنفيذ إجراءات الأرشفة لجمع وتصنيف وترتيب وحفظ الوثائق، وإتاحة الاطلاع عليها لمتخذي القرارات، والباحثين، والمؤرخين، وللجمهور عامة.

ما هو الأرشيف؟

الأرشيف هو: مجموعة الوثائق، مهما يكن تاريخها، وشكلها ووعاؤها المادي، مُنتَجة أو مستقبلة من الجهات الحكومية والخاصة، والتي تكون محفوظة لدى منشئيها أو حائزيها. ويحفظ الأرشيف كونه يتضمن معلومات تفيد متخذي القرارات، ويساعد في البحث التاريخي والعلمي في المجالات كافة، ويحفظ حقوق الملكية الفكرية والمادية للمؤسسات والأشخاص.

ما هي أشكال وأوعية الأرشيف؟

يتكون الأرشيف من كل أنواع الوثائق المنتجة في الجهات الحكومية، وفي شتى أوعيتها: الورقية بما في ذلك (الخرائط والمخططات والمخطوطات)، والسمعية والبصرية (التسجيلات الصوتية على الأشرطة، والصور الفوتوغرافية والأفلام) والإلكترونية (المحفوظة على الحاسب، أو على أقراص مرنة، أو أقراص ضوئية).

ماذا يقصد بالوثيقة؟

هي كل تسجيل بالكتابة أو الطباعة، أو الصورة أو الرسم، أو التخطيط أو الصوت، سواء على الورق، أو الأشرطة الممغنطة، أو الوسائط الإلكترونية، أو غير ذلك من الوسائل، والتي يتم حفظها في الأرشيف الوطني، وتشمل الوثائق العامة، والتاريخية، والخاصة.

ما هي الوثيقة العامـة؟

يُعرف القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني المعدّل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014 الوثيقة العامة كالآتي: "كل وثيقة تتعلق بأعمال الجهات الحكومية سواء في المجال التشريعي، أو القضائي، أو الإداري أو غيره، ويعتبر وثيقة عامة كل ما يَرِد إلى أية جهة حكومية من تسجيلات تُدخِلها في وثائقها لارتباطها بعملها، أو تكون لازمة لتسيير أعمالها". 

ما هي المراحل التي تمر بها الوثيقة العامة؟

حسب نفس القانون تمر الوثيقة العامة بثلاثة مراحل منذ نشأتها؛ إذ تكون جارية في مكاتب منشئيها في الجهة الحكومية وتستخدم بصفة مستمرة من قبلهم؛ وتكون وسيطة بعد انتهاء استخدامها بصفة مستمرة ويتم الرجوع إليها من قبل موظفي الجهة الحكومية بشكل استثنائي، لكونها لازمة لتسيير أعمال الجهة الحكومية، ويلزم القانون بتحويلها إلى الأرشيف المركزي بالجهة كي تحفظ في ظروف ملائمة.
وتكون الوثيقة دائمة عندما لا تصبح مستخدمة في الجهة الحكومية؛ إذ تفقد القيمة التي من أجلها أنشئت، وتصبح مفيدة للبحث العلمي والتاريخي، ويتعين نقلها إلى الأرشيف الوطني.

ما هي الوثائق التي تعتبر ذات قيمة تاريخية؟

هي الوثائق التي تتعلق بالمجالات الآتية:

  • استراتيجيات وسياسات الجهات الحكومية في مجالات تخصصها كالخطط التنفيذية، ووثائق العلاقات والاتفاقيات، والوثائق التي عليها تواقيع أصحاب السمو الشيوخ ...إلخ.
  • تأسيس وتنظيم الجهات الحكومية من الهياكل التنظيمية، والأوصاف الوظيفية، والتشريعات الصادرة عن الجهة ...إلخ.
  • القرارات المتخذة بالجهات الحكومية والدراسات، بشأن مدى تأثيرها في الجهة نفسها، وفي المتعاملين معها.
  • تطوير أساليب عمل الجهة الحكومية كإجراءات العمل، والمنهجيات، والتعليمات والأدلة، ومحاضر اللجان والاجتماعات ...إلخ، ونتائج سير العمل بالجهات الحكومية من تقارير الإنجازات، والتقارير الدورية، والدراسات العلمية والفنية والتقنية والإحصائيات ...إلخ.
  • إدارة الموارد البشرية والمالية في الجهات الحكومية كالموازنات، وخطط التوظيف، والتدريب وإدارة المشاريع ...إلخ.
  • البحوث والنشاطات العلمية والفنية والتقنية التي تمثل مرجعية للبحث العلمي والتاريخي كالدراسات والتجارب، والتحاليل العلمية الموثقة، وملفات المنشآت والمشاريع والخرائط، والمخططات والإحصائيات وغيرها. والصور، والمخططات، والتقارير وغيرها المتعلقة بالمواقع الأثرية والمباني التراثية.
  • الوثائق المنشأة قبل الاتحاد مهما كان نوعها أو شكلها، ومكان نشأتها داخل الدولة وخارجها.
  • وتكون الجهات الحكومية ملزمة بتحويل هذه الوثائق التاريخية إلى الأرشيف الوطني.

ماذا نقصد بتحويل الوثائق؟

يعتبر تحويل الوثائق من أهم الإجراءات في إدارة الأرشيف؛ إذ يؤدي إلى نقل الوثائق والملفات التي لم تعد جارية الاستعمال من أماكن العمل إلى وحدة الوثائق "الأرشيف المركزي بالجهة"، وإلى الأرشيف الوطني. لأن التحويل إجراء قانوني وإداري وفني، فهو يتطلب استعمال أدوات قانونية واستمارات رسمية، وعمليات فنية لتحديد قوائم الوثائق المراد تحويلها والتدقيق عليها.

كيف تتم عملية تحويل الوثائق؟

تنص المادة 6 من القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني المعدّل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014 على ما يلي: "تلتزم جميع الجهات الحكومية بإرسال وثائقها إلى الأرشيف الوطني بعد مضي خمس سنوات من تاريخ إغلاق أي ملف، ويجوز للجهات المشار إليها أن تستبقي بعض وثائقها لمدد إضافية إذا كانت هذه الوثائق لازمة لتسيير أعمالها، بشرط ألا تزيد المدة الإضافية على خمس سنوات أخرى؛ وذلك وفق الضوابط التي تحددها اللائحة التنفيذية لهذا القانون".
يرتكز إجراء تحويل الوثائق على خطة حفظ الملفات المعتمدة بالجهة الحكومية، والأرشيف الوطني، والتي تحدد الوثائق الجارية والوسيطة التي انتهت صلاحيتها، ويتعين تحويلها سواء إلى وحدة الوثائق "الأرشيف المركزي بالجهة" وإلى الأرشيف الوطني.
يتم بعد ذلك تحرير جدول تحويل الوثائق وفق القواعد المذكورة في النصوص القانونية للأرشيف الوطني، والذي يستخدم كأداة إثبات لنقل مسؤولية الحفظ، وكأداة بحث لاسترجاع الملفات المحولة.

ماذا يقصد بخطة حفظ الملفات؟

يقصد بخطة حفظ الملفات الأداة الأساسية والمرجعية في ضبط عملية حفظ وإتلاف الأرشيف في الطور الأول "المكاتب"، وفي الطور الثاني "الأرشيف الوسيط" بالجهة الحكومية، وفي الأرشيف الوطني. ويتم تصميم هذه الخطة وتحديد مدد الحفظ بناء على النصوص التشريعية، والقانونية، وعلى حاجة العمل إلى الوثائق؛ وتطبق على جميع أشكال وأنواع الوثائق؛ ومنها الأرشيف الإلكتروني.

هل يمكن تغيير مدد الحفظ المدونة في خطة حفظ الملفات المعتمدة؟

يجوز استثناءً تغيير مدة حفظ الأرشيف عند الحاجة بعد أخذ موافقة الأرشيف الوطني. ويتعين على الجهات الحكومية القيام بدراسة محتوى خطة حفظ الملفات كل خمس سنوات، واقتراح تحديثها حسب الحاجة، ويتولى الأرشيف الوطني الموافقة على ذلك واعتماد التحديث.

ماذا يقصد بإتلاف الوثائق؟

إتلاف الوثائق إجراءٌ قانوني وفني يطبق في الجهات الحكومية، والأرشيف الوطني، للتخلص من الوثائق عديمة القيمة. ولا يسمح لأي جهة حكومية كانت وفي أي ظروف إتلاف أية وثيقة أو مجموعة وثائق رسمية، أو أرشيف من دون موافقة خطية من الأرشيف الوطني، على أن تتم العملية بإشراف لجنة إتلاف الوثائق بالأرشيف الوطني، ووفق الإجراء المعتمد في الأرشيف الوطني؛ إذ ينص البند (2) من المادة (5) للقانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني المعدّل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014: "لا يجوز إتلاف الوثائق التاريخية والوطنية، ويجوز إتلاف غيرها من الوثائق بالكيفية التي يحددها هذا القانون، وفق القواعد والإجراءات التي يضعها المجلس". 

كيف تتم عملية إتلاف الوثائق؟

يرتكز هذا الإجراء على خطة حفظ الملفات المعتمدة بالجهة الحكومية، والأرشيف الوطني والتي تحدد الوثائق الجارية، والوسيطة التي انتهت صلاحيتها، ويتعين إتلافها سواء في وحدة الوثائق "الأرشيف المركزي بالجهة" وفي الأرشيف الوطني. يتم بعد ذلك تحرير جدول إتلاف الوثائق. وتتم عملية الإتلاف الفعلي للوثائق بحضور أعضاء لجنة إتلاف الوثائق، وتوقيع محضر إتلاف الوثائق وفق القواعد المذكورة في النصوص القانونية للأرشيف الوطني.

هل يُلزم القانون بحفظ الوثائق؟

تنص المـادة (9) من القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني المعدّل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014 على الآتي: "على الجهات الحكومية، وبالتنسيق مع الأرشيف الوطني توفير ظروف الحماية والسلامة اللازمة لوثائقها طيلة مدة احتفاظها بتلك الوثائق؛ وذلك وفق القواعد والإجراءات التي يحددها المجلس، وبما يتفق وطبيعة العمل في كل جهة حكومية". 

ما هي الأخطار التي يتعرض لها الأرشيف؟

  • الخلل في الإنشاءات والتجهيزات.
  • تسرب المياه والفيضانات.
  • الحريق.
  • الحشرات والقوارض.
  • السرقة والتخريب والأخطاء البشرية.

ما هي التدابير لتفادي هذه الأخطار؟

توصي المقاييس الدولية، والمؤسسات المتخصصة عالمياً باتخاذ عدة احتياطات لتحقيق الأمن والسلامة في مباني ومخازن الأرشيف:

  • اختيار الموقع المناسب البعيد عن مواقع الفيضانات، المصادر المسببة للحريق والانفجار، وعن المناطق الملوثة بالغازات والانبعاثات الكيماوية.
  • تأمين المداخل والمخارج (أبواب - حراسة).
  • اختيار وتركيب التجهيزات المناسبة من رفوف حديدية، ونظام الكشف المبكر عن الحريق، ونظام إطفاء النار بالغاز من نوع INERGEN, FM 200 & NAF’s.
  • اختيار وتركيب نظام تكييف الهواء لتهيئة المناخ المناسب (درجات الحرارة، ونسبة الرطوبة).
  • نظام مكافحة الحشرات والقوارض، وتنظيف دوري للمخازن.

ما هي أسس خطة التحضير لمواجهة الكوارث؟

  • وضع برنامج لتدريب الموظفين على كيفية التفاعل مع الكوارث والإجراءات العاجلة اللازم اتخاذها في حالة الطوارئ.
  • وضع تعليمات وأدلة إرشادية عن كيفية التصرف في حال حدوث الكوارث.
  • تحديد قائمة المسؤولين الذين يجب الاتصال بهم في حال حدوث الكوارث.
  • تحديد المناطق ذات الأولوية للإنقاذ عبر خرائط المباني والإنشاءات، والتجهيزات التقنية.
  • تحديد التجهيزات والأدوات، والموارد البشرية المعنية "قائمة الخبراء، فرق التدخل" في حالة الطوارئ.
  • تحديد خطة أولويات الاسترداد للأرشيف المتضرر بعد الكوارث.

ما هي المواصفات المتعلقة بحفظ الوثائق؟

الحفظ هو: مجموعة الإجراءات المتعلقة بحماية الوثائق من التلف وحفظها في قاعات الحفظ؛ بتوفير الظروف وتدابير الأمن والسلامة المناسبة وفق المواصفات العالمية:

  • تكون قاعة الأرشيف منفصلة عن مساحات العمل والمكاتب، وبعيدة عن ممرات الجمهور لأسباب أمنية.
  • لا تكون في الطابق السفلي من المبنى.
  • لا تتجاوز مساحة كل قاعة 200 م2 وارتفاعها 2.50م ، وتكون الأرضية غير حاملة للغبار.
  • لا تقل طاقة الحمولة الأرضية لمخزن الأرشيف 1100 كلغ بالنسبة للأرفف الثابتة، و1700 كلغ بالنسبة للأرفف المتحركة.
  • جدران وأبواب عازلة ومضادة للحريق، ومُحكَمة الغلق؛ لتفادي دخول الحشرات والقوارض.
  • تكون النوافذ صغيرة الحجم لتفادي أشعة الشمس المركزة.
  • الإضاءة داخل المخزن من النوع البارد ولا تتجاوز 150 lux.

ما هي مقاييس حفظ أوعية المعلومات "الوثائق"؟

تنص المواصفة القياسية آيزو 11799 على المحافظة على درجات حرارة، ونِسَب رطوبة ملائمة ثابتة في مخازن الأرشيف بشكل دائم ومستمر، وتجنب التغيرات المفاجئة لتفادي إلحاق الضرر بالأرشيف.

يبين الجدول الآتي معدلات درجة الحرارة ونسبة الرطوبة لكل وعاء:

FAq

  • إن عدم مراعاة هذه المعدلات يؤدي إلى جفاف الورق وتشققه، وفقدان نعومته؛ ما يُسبّب أضرار كبيرة في الأرشيف.
  • عدم مراعاة مقاييس درجة الحرارة ونسبة الرطوبة، وانتشار الغبار في مخازن الحفظ يساهمان في ظهور تشوهات في شكل الوثائق، ونمو الحشرات، وأخيراً إتلاف الوثائق بشكل نهائي.

كيف تُعرّف الأرشفة الإلكترونية؟

منظومة تستند إلى مجموعة من الوسائل والتقنيات والبرمجيات، تسمح بإزالة الطابع المادي للوثائق وتحويلها إلى شكل إلكتروني؛ لتسهيل إدارتها وتخزينها، والبحث عنها واسترجاعها.

هل تُعدّ رسائل البريد الإلكتروني وثائق أرشيف؟

تعد رسائل البريد الإلكتروني وثائق أرشيف، تلك التي يتم إنشاؤها أو إرسالها أو تسلمها ضمن نظام البريد الإلكتروني الرسمي والمعتمد بالجهة الحكومية؛ لتنفيذ العمليات، ودعم الأنشطة وتوثيق القرارات. وهي خاضعة بناءً على هذا المبدأ لنفس أحكام الرسائل العادية.

ما هي المكونات الأساسية لبرامج الأرشفة الإلكترونية؟

تحتوي برامج الأرشفة الإلكترونية على المميزات الآتية:

  • إدارة جميع أنواع الوثائق والسجلات (ورقية، سمعية بصرية صور ...إلخ).
  • مراقبة الوصول إلى الوثائق والبيانات من طرف مختلف المستخدمين بدرجات تخويل مختلفة حسب المسؤوليات، وتتبع الاستخدام.
  • استيراد البيانات والوثائق الإلكترونية من أنظمة الأرشفة الإلكترونية الأخرى، أو أنظمة العمل ذات الصلة.
  • التكامل مع البرامج المساعدة في عمليات التقاط الوثائق الإلكترونية، ومع أنظمة العمل ذات الصلة كتطبيقات الموارد البشرية، أو المالية ...إلخ.
  • قابلية إدراج نظام التصنيف وإغلاق أو تجميد الملفات، وإدارة خطة الملفات وقواعد الحفظ والإتلاف.
  • تخزين الوثائق وضمان أمنها، وإنجاز النسخ الاحتياطية.
  • البحث والاسترجاع.

ما هي الخطة المتبعة لحفظ الوثائق الإلكترونية في المدى الطويل؟

  • تحديد أنواع الملفات الإلكترونية للحفظ في المدى الطويلPDF/A .
  • اختيار الوعاء الإلكتروني التخزيني من نوع WORM غير قابل للتغيير والتعديل، ويكون صالحاً للحفظ في المدى الطويل.
  • تعدد أنواع الوسائط.
  • تحديد مكان وظروف الحفظ.
  • تهيئة المناخ (الحرارة والرطوبة والتفاعلات مع الملوثات).
  • اختيار تجهيزات الترتيب والاسترجاع الآلي حسب أنواع الأوعية.
  • ضمان قوة البنية التحتية للنظام والشبكة، والموزع الرئيس.
  • توفير أقصى حد من حماية التجهيزات والبيانات "سياسات أمن المعلومات".
  • التحديث والترحيل إلى الأوعية والأنظمة.

هل توجد مقاييس دَولية لإدارة الأرشيف؟

يوجد العديد من المواصفات القياسية في مجال الأرشيف والأرشفة الإلكترونية، وأهمها:

  • ISO 15489-1:2001 Information and Documentation - Records Management, Part 1: General
  • ISO 15489-2:2001 Information and Documentation - Records Management, Part 2: Guidelines
  • ICA - ISAD (G) - 2000 - General International Standard Archival Description
  • ICA - ISAAR (CBF) – 2003- International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families
  • ICA - ISDIAH-2008 - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings, First edition
  • ISO 11799 Document storage requirements for archive and library materials
  • ISO 19005-1:2005 Document management -- Electronic document file format for long-term preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
  • ISO/IEC 27001 Information technology — Security techniques — Information security management systems — Requirements
  • ISO/IEC 27002 Information technology - Security techniques - Code of practice for information security ISO/IEC 17799 Information technology: Code of practice for information security management
  • ISO/CD TR 18492 Electronic imaging – Ensuring long-term access to digital information and images
  • ISO/CD TR 12652 Technical report on planning considerations addressing preparation of documents for image capture systems
  • ISO/WD 18509-1 Electronic archival storage – Specifications relative to the design and operation of information
  • processing systems in view of ensuring the storage and integrity on recordings stored in these systems – Part 1: Long term access strategy Part 2: Technical specifications
  • ANSI/AIIM MS44-1988 (R1993), Recommended Practice for Quality Control of Image Scanners

مواقع متخصصة في مجال الأرشيف:

للاتصال بالأرشيف الوطني

صندوق بريد: 5884، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة

هاتف: 3333 418 2 971+
فاكس: 5811 444 2 971+
الموقع الإلكتروني: www.na.ae
أوقات الدوام: الأحد إلى الخميس، من 8:00 صباحاً حتى 3:00 ظهراً